Kids Club hôtel : comment gérer les réservations et les créneaux ?

À 9h30, trois familles demandent une place au Kids Club pour la matinée. Le créneau de 10h est déjà presque complet, une inscription a été prise à la réception la veille et deux autres demandes arrivent par téléphone.

Pour un hôtel qui accueille des familles, l’organisation devient vite complexe : les parents doivent connaître les disponibilités, tandis que les équipes ont besoin d’un planning fiable pour gérer les capacités et préparer les activités.

Des règles de réservation claires et un planning accessible avant comme pendant le séjour permettent de mieux répartir les inscriptions et de limiter les demandes répétitives à la réception.

Commencer par définir les règles de réservation du Kids Club

Avant de publier un planning, l’hôtel doit fixer les conditions de chaque activité.

Les parents ont besoin de connaître les horaires, la tranche d’âge concernée, la durée de l’activité, le tarif éventuel et les modalités d’inscription. Il faut également préciser si une réservation préalable est nécessaire et jusqu’à quel moment elle peut être effectuée.

La capacité de chaque créneau dépend de l’organisation du Kids Club : espace disponible, nombre d’animateurs présents, type d’activité et conditions d’encadrement applicables à l’établissement.

Ces informations doivent rester cohérentes sur tous les supports utilisés par l’hôtel.

Un horaire annoncé à 10h dans le Room Directory digital et à 10h30 à la réception génère rapidement des questions supplémentaires. Centraliser les informations permet aux équipes de mettre à jour un même contenu lorsqu’un horaire ou une activité change.

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Construire des créneaux adaptés au fonctionnement des équipes

Un Kids Club ouvert de 9h à 18h peut fonctionner avec plusieurs créneaux d’accueil plutôt qu’avec des arrivées continues.

Un atelier créatif peut par exemple être proposé de 10h à 11h30, suivi d’une activité extérieure de 14h à 16h. Les équipes connaissent alors le nombre d’enfants attendus et peuvent préparer le matériel ou les espaces en conséquence.

Certains établissements choisissent une organisation plus souple. Le Domaine du Mas de Pierre, par exemple, communique sur un accueil permettant aux parents de choisir entre une heure, deux heures, une demi-journée ou une journée.

Le bon format dépend surtout de la fréquentation réelle du service.

Une forte demande entre le petit-déjeuner et le déjeuner peut justifier plusieurs sessions le matin. Une activité nécessitant davantage de préparation peut être concentrée sur un créneau plus long dans l’après-midi.

Après quelques semaines, le taux de remplissage permet d’ajuster le planning à partir des habitudes des familles plutôt que sur des estimations.

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Permettre aux familles de réserver avant leur arrivée

Les parents organisent souvent une partie de leur programme avant d’arriver à l’hôtel.

Le Kids Club peut donc être présenté dès le pré-séjour, avec ses jours d’ouverture, les créneaux disponibles, les âges concernés et les conditions d’inscription.

Cette logique rejoint celle des extras à proposer avant l’arrivée. Pour une famille, connaître les disponibilités du Kids Club peut influencer l’organisation d’un déjeuner, d’un soin au spa ou d’une activité prévue par les parents.

Certains hôtels appliquent déjà des règles très précises. Au Disneyland Hotel, par exemple, l’accès au Royal Kids Club est limité à deux heures maximum par jour, sous réserve de disponibilité.

Présenter ces conditions en amont évite de concentrer toutes les demandes au moment du check-in.

Les familles peuvent préparer leur séjour plus tôt, tandis que les équipes disposent déjà d’une première visibilité sur le nombre d’enfants attendus.

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Centraliser les inscriptions pour éviter les doubles réservations

Les difficultés apparaissent souvent lorsque les inscriptions arrivent par plusieurs canaux : téléphone, réception, animateurs ou message envoyé avant le séjour.

Sans planning commun, deux collaborateurs peuvent attribuer la dernière place disponible au même moment.

Chaque réservation doit donc être enregistrée dans un même système avec le créneau choisi, le nombre d’enfants inscrits et les éventuelles modifications ou annulations.

Cette organisation devient particulièrement utile pendant les vacances scolaires ou lorsque plusieurs activités fonctionnent en parallèle.

Elle rejoint plus largement les enjeux de digitalisation des tâches répétitives à la réception : une réservation enregistrée au bon endroit réduit les appels, les vérifications et les ressaisies autour d’une même demande.

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Utiliser la Guest App pour afficher le planning et prendre les inscriptions

La Guest App GetWelcom permet aux clients de consulter les services de l’établissement et de réserver des activités depuis leur téléphone.

Pour un Kids Club, le programme peut présenter les activités proposées, leurs horaires et les informations nécessaires avant l’inscription.

GetWelcom utilise déjà cette logique dans ses solutions destinées aux hébergements de loisirs, où les familles peuvent consulter les créneaux des Kids Clubs et inscrire leurs enfants depuis la Guest App.

Pour l’hôtel, cela permet de proposer le programme dans l’environnement digital déjà utilisé par le client pendant son séjour.

Pour les parents, les informations restent accessibles depuis leur téléphone sans avoir à appeler la réception chaque fois qu’ils souhaitent vérifier un horaire ou une disponibilité.

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Rendre le planning facile à trouver

Le planning doit être visible au moment où les familles cherchent une activité.

Avant l’arrivée, le Kids Club peut apparaître dans les communications adressées aux familles ou dans les informations de préparation du séjour.

Sur place, le programme peut rester accessible depuis la Guest App ou le Room Directory.

Un QR code placé près du Kids Club, de la piscine ou dans un espace fréquenté par les familles peut également ouvrir directement la page concernée. Notre article sur les emplacements des QR codes dans l’hôtel détaille cette logique.

Le texte associé au QR code doit annoncer clairement sa destination. Une formulation comme « Consultez le programme du Kids Club » indique immédiatement ce que le client trouvera après le scan.

La mise en avant des extras et activités peut également permettre de présenter certains services aux profils les plus concernés, notamment les familles.

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Suivre les créneaux les plus demandés

Le planning du Kids Club peut évoluer au fil de la saison.

Un atelier rarement complet peut être déplacé vers un autre horaire. Une activité qui affiche complet plusieurs jours de suite peut justifier un créneau supplémentaire lorsque les ressources de l’établissement le permettent.

Quelques indicateurs suffisent généralement pour guider ces ajustements : taux de remplissage, créneaux les plus demandés, annulations et activités les plus réservées.

Les retours clients apportent aussi des informations utiles. Une mesure de la satisfaction client peut faire apparaître des remarques sur les horaires, la disponibilité des places ou les activités proposées.

L’équipe dispose alors de données concrètes pour ajuster le programme pendant la saison ou préparer la suivante.

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Organisez les réservations du Kids Club depuis la Guest App

Avec la Guest App GetWelcom, les familles peuvent consulter les activités de l’établissement et effectuer leurs réservations depuis leur téléphone. Les informations restent accessibles avant et pendant le séjour et peuvent être mises à jour depuis le back-office.

Le même espace peut également présenter les autres services et extras disponibles pendant le séjour.

Demander une démonstration de GetWelcom

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