L’Hôtel Montparnasse Saint Germain fluidifie l’accueil et automatise ses fiches de polices.

Avec la solution Check-in dématérialisé de GetWelcom.

Découvrez comment Hôtel Montparnasse Saint Germain a réduit l'attente à la réception.

Un accueil ralenti par l’administratif

Des arrivées en simultané et des formalités chronophages.

Avant GetWelcom, l’hôtel Jules Verne faisait face à des files d’attente importantes lors des arrivées.

Les équipes de réception devaient saisir manuellement les informations clients, vérifier les documents et gérer les fiches de police. Un processus long, source d’erreurs et générateur de stress aux heures de pointe.

La solution : un check-in fluide avant et pendant l’arrivée

Un formulaire pré-arrivée automatique + un desk check-in pensé pour les réfractaires.

L’hôtel utilise désormais un formulaire de check-in envoyé automatiquement avant le séjour, accompagné de relances pour les clients qui ne l’ont pas complété.

Résultat : la majorité des clients saisissent leurs informations avant leur arrivée.

Pour les autres, les équipes disposent du Desk Check-in :

  • check-in sur tablette ou mobile du client
  • gestion des multi-arrivées
  • finalisation immédiate en quelques secondes

L’accueil est fluide pour tous les profils de clients.

Résultats : zéro papier, zéro erreur, zéro attente inutile

Fiches de police automatisées & PMS mis à jour sans effort grâce à GetWelcom :

  • les fiches de police sont générées automatiquement
  • toutes les informations clients sont mises à jour dans le PMS
  • les équipes gagnent un temps considérable
  • l’attente à la réception diminue fortement
  • l’expérience d’arrivée devient plus rapide et plus moderne

L’hôtel n’a plus aucune tâche administrative à gérer pendant le check-in : tout est automatisé, et conforme.

Ibis Budget Limoge
Limoges
Hotel Villa Saxe Eiffel
Paris
Hotel Parc du Landreau
Les Herbiers
Hotel Mil8
Avoriaz
Hotel Mercure Dijon Centre Clemenceau
Dijon
Hotel Le Lieu-Dit
Nantes
Hotel La Chambre d'Amiens
Amiens
Hotel Kyriad Le Bourget
Le Bourget
Hotel ibis Styles Dijon Central
Dijon
Hotel de Sers
Paris
Hotel Astrid Caen
Caen
Grand Hôtel La Cloche
Dijon
Contact Fontenay-le-compte Hotel
Fontenay-le-compte
La Toubana Hotel & Spa
Guadeloupe
Logis hotel le Beaujoire
Nantes
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Caen
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Contact Fontenay-le-compte Hotel
Fontenay-le-compte
La Toubana Hotel & Spa
Guadeloupe
Logis hotel le Beaujoire
Nantes

Key figures

Des résultats concrets et mesurables.
8min
gagnées par client
78.3%
d’emails OTA récupérés
70%
des check-ins complétés avant l'arrivée

Pourquoi dématérialiser le check in avec GetWelcom ?

Un accueil plus fluide, sans files d’attente

Le formulaire pré-arrivée permet à la majorité des clients de compléter leurs informations avant leur venue. À l’arrivée, tout est déjà prêt : les équipes n’ont plus à saisir les données manuellement, et les files d’attente disparaissent. Le check-in devient rapide, moderne et agréable.

Une réception qui gagne du temps et se concentre sur l’humain

Les relances automatiques, l’intégration PMS et la génération automatique des fiches de police éliminent les tâches administratives qui ralentissent les équipes. Le Desk Check-in, pensé pour les clients réfractaires, finalise l’arrivée en quelques secondes. Les réceptionnistes peuvent enfin se consacrer à la qualité d’accueil.

Une gestion 100 % conforme et automatisée

GetWelcom garantit la conformité légale et RGPD : fiches de police générées automatiquement, données sécurisées, historique accessible et PMS mis à jour sans effort. Vous réduisez les risques d’erreur tout en gagnant en efficacité.

Les outils qui transforment votre check-in

Un outil de communication intelligent

Envoyez automatiquement le bon message, au bon client, au bon moment. Email, SMS ou WhatsApp : choisissez le canal le plus adapté pour maximiser le taux de complétion du check-in avant l’arrivée.

Un formulaire 100% personnalisé et pré-rempli

Personnalisez totalement votre formulaire : branding, couleurs, questions, champs obligatoires. Les informations déjà connues sont pré-remplies, ce qui simplifie l’expérience et augmente fortement le taux de complétion.

Un moteur de génération automatique des fiches de police

Les fiches de police sont générées automatiquement, en conformité totale avec la réglementation. Plus de papier, plus d’erreurs, plus de temps perdu : toute la partie administrative est gérée sans intervention humaine.

Une intégration PMS complète

Les informations collectées sont synchronisées en temps réel avec votre PMS. Vous évitez les doubles saisies, les erreurs et les retards. Le front-desk gagne un temps précieux à chaque arrivée.

Un tableau de suivi clair pour piloter les arrivées

Visualisez en un coup d’œil l’avancement de chaque check-in. Le tableau permet également de compléter un check-in directement à la réception, y compris sur tablette ou sur le téléphone du client.

Des fiches client pour suivre chaque voyageur

Retrouvez pour chaque client une fiche dédiée regroupant toutes les informations collectées : identité, documents, historique, préférences. Un outil précieux pour mieux connaître vos voyageurs et améliorer votre qualité d’accueil.

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Simplifiez enfin votre check-in !

Le check-in ne devrait jamais être une source de stress, ni pour vos équipes, ni pour vos clients.

Avec GetWelcom, toutes les étapes clés sont automatisées : collecte des informations, relances, génération des fiches de police, mise à jour du PMS et suivi des arrivées. Votre équipe gagne du temps, vos clients profitent d’un accueil plus fluide, et votre hôtel offre une expérience d’arrivée moderne, rapide et conforme.

faq

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Comment les fiches de police sont-elles gérées ?
Peut-on récupérer l’adresse email quand la réservation vient d’une OTA (Booking.com, Expedia…) ?
Le formulaire peut-il être personnalisé aux couleurs de mon hôtel ?
Comment le client accède-t-il au formulaire ?
Que se passe-t-il si le client n’a pas rempli le check-in en ligne ?
Est-ce que cela remplace complètement ma fiche de police papier ?
Peut-on proposer des extras lors du check-in (parking, petit-déjeuner, late check-out...) ?

Est-ce conforme au RGPD ?

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