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5 conseils pour booster l'utilisation de votre room directory (ou de la guest app)


📲 La mise en place d'un room directory digital (ou d'une guest app) est bénéfique pour votre établissement, pour votre équipe et pour vos clients.

Ils peuvent y accéder pour s'informer, commander des prestations depuis leurs chambre mais aussi réserver une activité.




➡️ Mais encore faut-il qu'ils s'en servent !


Dans cet article, nous allons vous donner 5 conseils pour maximiser l'utilisation de votre room directory auprès de vos clients. Ces conseils sont issus de nos expériences et de situations que nous avons pu évaluer sur le terrain, auprès de nos partenaires.



1️⃣ Envoyez le room directory avant (et pendant) le séjour

Informer vos clients qu'ils ont accès à une plateforme pour profiter de leur séjour dès leur arrivé à l'hôtel c'est bien. Mais les prévenir aussi avant leur arrivée, c'est mieux !


Sans parler d'intégration avec votre PMS, vous disposez aujourd'hui d'outil(s) qui vous permettent de créer une interaction avec vos clients avant leur arrivée : PMS, CRM, messagerie des OTA...


Vous avez donc la possibilité de les informer qu'un espace dédié va leur permettre de préparer sereinement leur séjour et pourquoi pas de réserver des prestations complémentaires.



Vous pouvez facilement l'intégrer à votre email de pre stay :


Lien du room directory intégré directement à l'email de pre stay

📧 Les emails de pre stay peuvent facilement s'envoyer depuis votre PMS ou votre CRM.



Vous pouvez également insérer le lien dans votre message automatique Booking (ou d'un autre OTA :

Message Booking d'un hôtel partenaire

Le lien vers votre room directory reste accessible et cliquable même depuis le message automatique de l'OTA. Pour l'ajouter, il suffit de copier/coller le lien du room directory dans le l'éditeur du message automatique dans votre espace OTA.



2️⃣ Embarquez vos équipes pour en faire la promotion

Vous avez pris la décision de sauter le pas et de digitaliser votre room directory. Mais on le sait, comme pour tout changement de processus, ou pour la mise en place d'un logiciel, il est important d'embarquer vos équipes sur ce nouveau projet.



#1 - Former vos équipes : Choisissez un prestataire qui propose une formation à l'équipe en charge du room directory. Votre équipe est le meilleure ambassadeur de vos projets. S'ils sont intégrés au projet, c'est gagné.


#2 - Parlez en aux clients : Dès le check in, vous devez avertir (ou rappeler) à votre client qu'il à accès à un espace en ligne dédié pour accéder à toutes les informations essentielles, mais aussi pour réserver des prestations et des activités.



3️⃣ Mettez en avant les points d'accès

Si la crise sanitaire a eu un effet positif, c'est bien de le démocratiser.

Oui je veux parler du Qr code.


Mise en avant d'un QR code d'un hôtel partenaire

Il faut donner envie à vos clients de le scanner ! N'hésitez pas à réaliser un visuel sur mesure pour votre établissement pour éviter le simple QR code sans mise valeur...



4️⃣ Multipliez les points d'accès

Il ne faut pas hésiter à multiplier les points d'accès dans votre établissement.


💡 Vous pouvez laisser jouer votre créativité :

  • Mettre les QR code en chambre (basique)

  • Mettre les QR code dans les parties communes (lobby, bar..)

  • Afficher le QR code dans les espaces de passage (ascenseur ou escaliers)

  • Imprimer les QR code sur les étuis de carte

  • Distribuer une carte Qr code à chaque arrivée




🏨Les possibilités sont nombreuses et dépendent de votre établissement et de son fonctionnement.


🌐 Vous pouvez également ajouter un lien directement depuis votre site internet et informer vos clients qu'ils peuvent accéder à la plateforme depuis votre site .


5️⃣ Maintenez le room directory à jour

✅ Vous avez respectez les 4 étapes précédentes, vos clients sont de plus en plus nombreux à arriver sur votre room directory digital, c'est bien !


L'objectif est maintenant qu'ils l'utilisent et en face bon usage.


Et là c'est à vous de jouer : vous devez intégrer ce nouvel outil dans vos processus et vous assurer de la qualité du contenu, de sa pertinence et de son volume.

Voici quelques bonnes pratiques :

  • Du contenu mais pas trop de contenu : trouver le bon équilibre pour proposer un room directory utile qui contient des informations pertinentes.

  • Proposer des prestations en cohérence avec votre établissement : le prix proposé pour une prestation doit être en cohérence avec le type de clientèle. Attention également à ne pas mettre trop de prestations, cela pourrait "perdre" votre client.

  • Mettre à jour votre room directory régulièrement : C'est comme pour la version papier, sauf que maintenant plus d'excuses pour laisser des informations obsolète polluer le contenu du livret d'accueil. Vous avez accès à un backoffice qui vous permet de le mettre à jour simplement.


Chez GetWelcom, nous sommes conscients que ces actions demandent du temps. C'est pourquoi nous vous accompagnons sur la mise en place et la formation de vos équipes. Nous gardons le lien pour vous aider à optimiser votre room directory tout au long de notre partenariat. Chaque mois vous recevez un rapport détaillé de son utilisation pour vous permettre de faire un suivi détaillé mais également de mettre en place des actions pour améliorer les performances.